Comment déléguer en freelance en toute sécurité ?
Que tu sois freelance depuis quelques mois ou bien depuis quelques années, arrive un moment où tu as envie de déléguer.
Peut-être que c’est pour réduire ta charge de travail qui commence à peser lourd, pour amoindrir ta charge mentale ou parce qu’il te manque certaines compétences sur un sujet précis.
Dans tous les cas, déléguer du travail quand on est freelance ne s’improvise pas.
Lorsque l’on évoque la délégation de travail en micro-entreprise, on peut parler de relation avec une personne qui sous-traite ou bien avec un·e prestataire de services. Dans les deux cas de figures, confier des tâches à une autre personne pour son entreprise ne peut se faire à la légère.
Quelle est la différence entre sous-traitance et délégation en micro-entreprise ? Comment faire pour que la collaboration entre toi et ta prestataire de services se passe bien ?
Legal Peach te donne les clés pour que déléguer ne rime pas avec souffrir.
Parce que personne n’est là pour souffrir ok ?! Simplement là pour gérer au mieux ses prestataires (et siroter des cocktails).🍹
Sous-traitance ou prestation de services ? Les différences pour déléguer.
Quand on commence à se poser la question de savoir si l’on ne donnerait pas quelques missions à un·e prestataire de services, c’est que l’on est déjà bien avancé·e dans l’évolution de son entreprise.
Déléguer en tant que micro-entrepreneur peut avoir un certain coût qui ne peut être déduit de ses charges sociales. Mais avant ça, posons les bases pour distinguer les différences entre faire de la déléguation ou de la sous-traitance.
La sous-traitance
La sous-traitance, c’est l’acte de déléguer une mission professionnelle à un·e prestataire externe à l’entreprise qui est aussi indépendant.e. Cela permet de palier un manque de capacités humaines ou techniques sur une période donnée qui est souvent assez courte.
Le sous-traitant peut aussi être vu comme la personne externe à l’entreprise qui effectue une tâche pour ton client à ta place. Il y a donc un donneur d’ordre (toi) et une personne qui y répond.
Pourquoi cette précision est-elle importante ?
Parce que la personne sous-traitante sera en contact direct avec les données personnelles de ta clientèle, et ça, ça change tout du point de vue du RGPD.
Cela concerne par exemple les assistantes virtuelles, les customer care manager…
Peut-on sous-traiter quand on est micro-entrepreneur ?
Tous les secteurs d’activités peuvent sous-traiter, même quand tu es en micro-entreprise, freelance ou encore en société de portage.
Tu l’auras compris, c’est possible de sous-traiter en micro-entreprise. Il faut simplement prendre des dispositions en amont comme la rédaction d’un contrat de sous-traitance afin que la collaboration se passe au mieux.
Tu peux aussi prévenir ta clientèle que tu sous-traites si une personne réalise une mission à ta place mais préciser que tu restes l’entrepreneur principal.
La prestation de services
Le prestataire est un professionnel déclaré qui possède un champ de compétences particulier et qui propose ses services.
Tu peux travailler avec lui, ou elle, pour diverses choses :
écrire tes articles de blog ;
designer et créer ton site web ;
faire ta pré-comptabilité ;
créer ta charte graphique et ton logo…
Le prestataire de services à qui tu confies certaines tâches ne manipule pas les données client de ton entreprise et décide de ses propres conditions d’exécution que tu signes dans son contrat freelance.
Pour faire simple : la prestataire de services, c’est celle que tu embauches pour qu’elle te fasse de nouveaux cocktails que tu ne proposais pas à la carte car elle a des connaissances de barista de dingue.
La sous-traitance, c’est quand tu demandes à ta copine serveuse de venir prêter main forte le samedi soir pour faire face à la demande et que tu lui glisses toutes les informations sur les cocktails préférés des habitués.
5 astuces pour que la délégation en micro-entreprise se passe bien
Comment faire pour sous-traiter en micro-entreprise et externaliser certaines tâches ?
1. Budgétiser le coût de la délégation
Avant même de chercher à trouver la perle rare parmi les freelances, c’est primordial que tu budgétises ta délégation.
En micro-entreprise tu ne peux pas déduire tes charges professionnelles donc tu vas devoir sortir cela de ta trésorerie et ça sera tout de même comptabilisé dans ta déclaration d’impôts.
Revenons à la délégation. La première étape pour travailler avec une autre personne, c’est donc de faire une liste de plusieurs choses :
tes besoins ;
tes attentes quant aux livrables et comment ces derniers vont t’aider ;
tes disponibilités, parce que tu ne peux pas laisser l’autre partie seule à la barre.
Une fois que tu as fais le budget de tes besoins, essaye de calculer si ça vaut vraiment le coup.
En bon jargon marketing, le ROI (Retour sur Investissement) est-il intéressant ?
Petit calcul mental à faire : si tu travailles avec une assistante virtuelle qui te fait gagner 3h de ton temps et que tu factures 100 € de l’heure à tes clients, alors tu auras gagné 300 €. À ce prix, tu enlèves la rémunération de l’assistance virtuelle. Cela te donne une idée du retour sur investissement.
2. Sélectionner avec soin la personne à qui déléguer
Une fois que tu sais exactement le travail que tu souhaites déléguer, c’est l’heure de partir en quête de l’indépendante parfaite !
Pour cela tu peux :
demander son portfolio ;
regarder ses anciennes recommandations ;
demander si c’est possible de faire un test, sans pour autant qu’il soit gratuit ;
faire un appel découverte pour voir si la personne sait de quoi elle parle, si elle a les compétences nécessaires à tes attentes et voir si ça matche d’un point de vue humain ;
lui demander ses prix pour voir si cela rentre dans ton budget.
Le prix n’est pas le seul facteur à prendre en compte pour ton choix, ils varient parfois du simple au double entre les freelances.
3. Faire signer un contrat au début de la collaboration
Le contrat de sous-traitance entre micro-entrepreneurs est nécessaire, que tu travailles avec un sous-traitant ou un prestataire.
Il permet d’encadrer les conditions de réalisation de la mission et d’assurer la protection juridique des deux parties. Un simple devis n’est pas assez conséquent pour protéger les deux parties.
Pour de la sous-traitance, le contrat est à rédiger par tes soins.
Il doit comporter certaines mentions :
l’objet du contrat ;
le prix de la prestation ;
les délais de paiement et les pénalités de retard ;
les conditions de livraison des livrables ;
les garanties accordées au sous-traitant ;
la question de la propriété intellectuelle ;
la confidentialité de certaines informations et comment les manier ;
la date d’effet du contrat ;
les clauses qui peuvent être confidentielles, de propriété intellectuelle ;
le tribunal compétent et droit applicable en cas de litige éventuel.
Ce document légal n’est pas un contrat de travail du salariat (CDD ou CDI) et tu ne dois pas non plus faire du salariat déguisé ou du travail dissimulé.
Si tu travailles avec un·e prestaire de services, la personne va te proposer son contrat et ses conditions générales de vente (CGV).
4. Ne pas considérer la relation comme du salariat
Lorsque l’on délègue, il faut éviter à tout prix de penser que vous avez un lien de subordination ou que la personne est salariée. Qu’elle soit sous-traitante ou prestataire, elle reste indépendante dans l’exécution du contrat.
Dans le contrat rédigé, impossible de mentionner des horaires stricts ou une clause d’exclusivité.
Pour que la délégation se passe bien, voici certaines choses à mettre en place :
Un brief clair et détaillé pour vraiment expliquer tes attentes et besoins.
Un créneau dédié pour avancer et répondre aux interrogations possibles.
Un processus lié à la mission car à force d’avoir le nez dans son entreprise c’est possible que l’on passe à côté de l’essentiel.
5. Mettre fin à la collaboration si ça ne fonctionne plus
Il ne faut pas hésiter à couper court si la délégation ne fonctionne pas. Cela peut être le résultat d’explications confuses ou d’un brief pas assez détaillé, même si souvent ces problématiques se règlent rapidement après discussion avec la prestataire.
Si vraiment les choses se passent mal, que la personne ne répond pas au niveau d’exigence attendu ou qu’elle ne possède pas les compétences nécessaires, alors il faut casser le contrat de sous-traitance.
C’est possible de le faire lorsque le contrat a été rédigé de manière claire et efficace pour protéger chaque partie, même la prestataire extérieur.
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Que tu souhaites déléguer pour gagner du temps ou bien sous-traiter, c’est impératif que tu te protèges toi mais aussi tes client·es.
Déléguer à une autre personne est un bon entre-deux si l’on veut alléger sa charge de travail sans pour autant embaucher un·e salarié·e. Les différences entre les deux statuts sont bien présentes et il faut bien réfléchir en amont lorsque l’on souhaite déléguer du travail.
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