Le devis freelance : le faux amis des prestataires de services
Que ça fasse trois mois que tu es à ton compte, ou trois ans, tu as déjà du traverser l’épreuve de feu : faire un devis quand on est freelance.
Entre jeu d’équilibriste pour proposer un prix qui sera accepté par son client et pricing à sa juste valeur, le devis freelance n’est pas qu’un simple document commercial.
Beaucoup d’auto-entrepreneurs l’utilisent comme un contrat à part entière, pensant être dans la légalité juridique et se protéger en cas d’impayé ou de désaccord avec un client.
Mais est-ce que le devis a une valeur juridique ? Est-ce obligatoire d’établir un devis en tant que prestataire de service ? Comment faire un devis freelance ?
Legal Peach répond à toutes tes questions dans cet article où tu vas apprendre :
pourquoi c’est important de faire un devis
3 informations que tu ne connaissais sûrement pas sur le devis freelance
les 11 informations légales obligatoires à mettre sur un devis
pourquoi le combo CGV et devis est nécessaire pour se protéger au mieux légalement.
Pourquoi faut-il faire un devis ?
Pour de nombreuses personnes, le devis est synonyme du contrat freelance.
Alors oui, il a une certaine valeur juridique car il formalise un accord entre deux parties une fois la signature apposée. Et puis en cas de litige avec un client, le devis peut être opposable devant un juge.
Sauf que le devis reste un outil de négociation et un support commercial pour proposer son prix au client. Dessus on retrouve une description détaillée des différents services que tu vas réaliser.
Le devis sert donc à informer ton futur client :
des étapes de réalisation de ta mission ;
des caractéristiques essentielles à connaître ;
des prestations qui sont comprises dans le cadre du service ;
du prix de chaque prestation comprise ;
de la date d’échéance du livrable et possiblement des dates des différentes étapes concernant l’avancement.
Le devis n’est pas un contrat en tant que tel. Il ne comprend pas de conditions générales de vente.
Le devis freelance n’est pas non plus une facture. Cette dernière est émise une fois la prestation terminée et le montant correspond au prix annoncé dans le devis.
Pourquoi faire un devis freelance très détaillé ?
Tout simplement pour que :
ton client renégocie le moins possible ta proposition ;
les deux parties sachent exactement dans quoi elles s’embarquent.
C’est plus sympa de commander un cocktail quand tu sais exactement quel alcool est utilisé, non ? Vois ton devis freelance comme la carte des cocktails. Ça annonce à quoi s’en tenir.
3 infos sur le devis freelance à connaître
1. Le devis n’est pas obligatoire
Le devis freelance n’est pas obligatoire, même si tu travailles d’entreprise à entreprise (en B2B comme on dit en afterwork sur le rooftop, un cocktail à la main).
C’est obligé d’éditer un devis lorsqu’on t’en fait la demande. Ou bien si ta proposition commerciale est supérieure ou égale à 1 500 €.
D’ailleurs, pour certains secteurs, le devis est obligatoire.
Mais si tu es freelance ou micro-entrepreneur dans la prestation de services, cela ne te concerne pas car c’est surtout dans le secteur du bâtiment ou du service à la personne.
2. Le devis freelance n’est pas synonyme de contrat freelance
Contrat freelance et devis, ce n’est pas exactement la même chose. Alors oui, une fois le devis signé, on peut considérer que cela contractualise l’engagement des deux parties.
Sauf que juridiquement, cela représente plutôt un mini-contrat, même si tu demandes à ton super prospect devenu client de te renvoyer le devis signé avec la mention “bon pour accord”.
Le contrat et le devis c’est pareil : seuls le contrat freelance ou le devis avec des CGV t’assurent une protection légale optimale. Mais on te parle de tout ça un peu plus bas.
3. C’est possible de faire un devis sans SIRET
Alors oui, c’est possible d’éditer un devis ou une facture sans SIRET mais à certaines conditions ! C’est trop beau pour être vrai sinon.
Si ton entreprise est en cours d’immatriculation, c’est-à-dire que tu n’as pas reçu le papier St Graal avec le n° SIRET de ta boîte, alors tu peux tout de même éditer un devis.
Pour cela il faut écrire “immatriculation en cours” ou “SIRET en cours d’attribution » à la place que va occuper ton futur numéro SIRET.
Bien évidemment, tu ne peux pas rester indéfiniment comme ça et seuls les devis et factures émises à tes débuts peuvent avoir cette mention.
Par contre, ce n’est pas très recommandé d’éditer une facture ou un devis sans SIRET quand on est une entreprise individuelle (aka en micro-entreprise) car les formalités d’immatriculation se font tout de suite. Ton entreprise est créée lorsque tu fais ta déclaration et ton inscription. C’est normalement plus rapide, car tu n’as pas besoin de rédiger des statuts ou de formalités lourdes et tu reçois ton numéro d’immatriculation très rapidement.
Et puis si tu as envie de faire des services rémunérés sans immatriculation, je t’arrête tout de suite. En plus d’avoir besoin d’un statut juridique pour facturer et émettre des devis, tu en as besoin pour te protéger.
Tu imagines boire des cocktails dans un bar où les ingrédients sont manipulés sans suivre les recommandations d’hygiène ? Ça donne pas trop envie. C’est la même chose si tu te lances en auto-entreprise sans immatriculation.
Les 11 mentions légales obligatoires à mettre pour faire un bon devis freelance
Alors, comment faire un devis freelance ? Quelles sont les mentions obligatoires à mettre dessus ?
Pas besoin de te poser mille questions, voici les 11 choses obligatoires que doivent comporter tes devis freelance.
La mention “devis” est obligatoire. À marquer en haut, elle indique le type de document qui est envoyé à ton client.
L’identité de ton entreprise : prénom et nom si tu es en micro-entreprise, sinon c’est ta dénomination sociale. Ajoute à ça ton numéro de SIRET, l’adresse postale et tes coordonnées.
Ton numéro de TVA intracommunautaire si tu factures la TVA, sinon tu dois marquer “TVA non applicable, art. 293 B CGI”.
Ta forme juridique. Si tu es en société : ton numéro RCS avec le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation.
L’identité de ton client : son prénom/nom ou bien sa dénomination sociale avec son SIREN, son adresse postale et ses coordonnées.
La date à laquelle tu édites ton devis et sa durée de validité. Ça évite qu’un prospect revienne 8 mois plus tard, sans donner de nouvelles, avec un devis signé de nulle part alors que tu n’as plus de disponibilités.
La date de début de la prestation et la fin estimée. Tu peux aussi rajouter un calendrier prévisionnel pour cadrer au mieux la mission.
Le numéro de devis pour t’aider dans ton classement et suivre l’ordre de tes prestations numérotées. Il sera utile pour éditer tes factures de façon chronologique.
Le nom et la description de chaque prestation avec un descriptif détaillé. Il faut également rajouter la quantité et le prix de chaque élément.
Les conditions de paiement : le montant de l’acompte s’il y en a un, les délais de paiement, l’indemnité forfaitaire, les conditions de recouvrement et les pénalités s’il y a un retard de paiement ou un impayé.
Le montant total à payer hors taxe (HT) ou toutes taxes comprises (TTC) si tu factures la TVA.
À cela tu peux ajouter tes frais de déplacement ou tout autre type de frais qui rentrerait dans la réalisation de ta prestation.
Pour terminer, laisse une partie vide sous la dénomination des deux parties, en bas. C’est là que toi et ton client vous allez pouvoir signer. Tu peux également rajouter la mention “bon pour accord / acceptation du devis en date du …” juste au-dessus de la demande de signature.
Aujourd’hui il existe de nombreux logiciels de facturation qui aident les freelances à rédiger un devis avec toutes les mentions légales.
Le devis freelance et les CGV : la protection ultime
Il existe différents types de modèles de devis freelance que tu peux réaliser.
Avec cette proposition commerciale tu peux faire, par exemple :
du cross-selling pour vendre des prestations complémentaires au besoin de ton prospect ;
un devis à tiroirs avec des prestations optionnelles ;
un devis dégressif en fonction de la quantité commandée ;
de l’up-selling où tu vends des prestations d’un niveau supérieur pour aller au-delà des attentes du client ;
un devis d’abonnement avec un paiement récurrent et une prestation régulière.
Dans tous les cas de figure, qu’importe ton choix, ton activité de prestation de service ne pourra être entièrement protégée.
Un devis sans conditions générales de vente c’est un peu comme un bon mojito sans glaçon, c’est incomplet.
Heureusement, chez Legal Peach on te propose de nombreux modèles de CGV freelance à faire signer à tes clients en même temps que le devis.
Que tu sois dans la prestation de service, organisme de formation ou encore coach, il y a forcément un pack qui t’attend pour te protéger juridiquement.